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ARTIGO - FRAUDE EM COMPRAS NAS EMPRESAS

As fraudes são preocupações constantes na gestão da maioria das empresas em todo mundo. Além das perdas financeiras há sempre o sentimento de traição e de que a empresa foi passada para trás, o que está correto. Este artigo pretende discutir um pouco sobre as fraudes em processos de compras, abrangendo desde o nascimento da necessidade do item a ser comprado, passando pela negociação, o recebimento até o pagamento ao fornecedor.

Os processos de compras de uma empresa possuem vários atores desempenhando papéis diversos:

  • O usuário do item que será comprado, que aciona a área de Compras definindo a especificação do que precisa, a quantidade e quando o item deve ser entregue.
  •  O comprador que realiza as cotações, as negociações e emite o Pedido de Compras.
  • O fornecedor que participa como concorrente junto com outros fornecedores.
  • O recebedor que confere o item, os documentos de faturamento e autoriza o pagamento.
  • A área de Contas a pagar que realiza o pagamento ao fornecedor.

Cada um destes atores pode se envolver em fraude, normalmente ela acontece com a participação de mais de um deles em conluio.

PORQUE AS FRAUDES ACONTECEM

As fraudes acontecem por uma combinação de fatores pessoais com oportunidade.

Fatores pessoais:

  • Caráter: este é o fator principal. As pessoas com mau caráter e que se envolvem em fraudes tendem a subjugar as regras e as outras pessoas. Muitas vezes usam como autojustificativa: “tem muita gente que faz isto, eu também posso” ou “a empresa é rica, não vai fazer falta”. Outra característica psicológica comum nestas pessoas é o apreço pelo risco e o vício pela adrenalina. Pessoas com caráter duvidoso e com tendências a fraude vão ser sempre levianas e aproveitadoras.
  • Medo: há casos de pessoas honestas que são pressionadas a participarem de fraudes e se sentem oprimidas e amedrontadas. Participam por covardia ou medo de perder o emprego. Isso não retira delas a culpa pelo envolvimento pois todos nós somos livres para tomarmos as atitudes corretas e existe a lei para nos proteger.
  • Vingança e pressão: não são os fatores principais, são na verdade um gatilho que dispara uma “arma” já carregada pelo caráter corrupto. A vingança é quando o corrupto sente que a empresa foi desleal ou faltou de alguma maneira com ele e age para “dar o troco”. As pressões podem ser por status, por dívidas, descontrole nas finanças pessoais ou até mesmo para atingimento de metas e resultados internos. 

Oportunidade:

A oportunidade nunca é por si só a causa fundamental da fraude. Ela é o "terreno fértil onde a semente da corrupção cai". Ela é a combinação de dois fatores, o primeiro é a habilidade do fraudador em tirar vantagem do sistema, o segundo é o reduzida chance da fraude ser descoberta.

As principais falhas das empresas que levam a oportunidades de fraudes são:

  •  Falta de regras claras: onde não há regras a serem seguidas há muito espaço para a “criatividade indevida”, ou seja, cada um inventa sua regra. Aqui estamos falando de regras para compras, recebimento e pagamento dos fornecedores.
  • Controles fracos: sem controle sobre o cumprimento das regras há uma enorme tendência ao relaxamento. Empresas que não possuem uma cultura de compliance e que não controlam as etapas das compras estão mais sujeitas a fraudes.
  • Excesso de autonomia – decisões de compras concentradas na mão de uma única pessoa é uma oportunidade de fraude assim como a ausência de segregação de funções. Quando se tem a segregação das funções de compras há uma tendência de uma pessoa verificar o trabalho da outra. Exemplo: quem compra não deve receber e quem recebe não deve pagar.

AS FRAUDES MAIS COMUNS NOS PROCESSOS DE COMPRAS

Aqui elencamos as fraudes mais comuns nos processos de compras das empresas. Em cada tópico o ator está levando alguma vantagem indevida:

  • Usuário: indicação de fornecedor exclusivo sem necessidade, solicitação de qualidade ou quantidade acima do necessário para beneficiar o fornecedor, solicitação de compra emergencial para favorecer determinado fornecedor, reforma de equipamento em fornecedor exclusivo onde o equipamento não apresenta problemas, reprovação de proposta técnica de concorrentes para favorecer um fornecedor e passagem dos preços dos concorrentes para um determinado fornecedor. Em se tratando de fraudes intencionais, em todos os casos o fornecedor beneficiado está “pagando” o usuário por estas vantagens.
  • Comprador: pressão diferenciada na negociação para favorecer um fornecedor, abertura das propostas dos concorrentes para um fornecedor, “escolha” da relação de fornecedores cotados para beneficiar um fornecedor e passagem de informações privilegiadas para um determinado fornecedor.
  • Fornecedor: formação de cartéis, combinação de preços com outros concorrentes, entrega de produtos em quantidade ou qualidade inferior, aliciamento aos usuários ou compradores (propina em forma de dinheiro, presentes ou vantagens) e brindes ou cortesias para comprador ou usuário como forma de construir um relacionamento e tornar difícil a posição neutra deles.
  • Recebedor: recebimento de uma quantidade menor e informação a empresa de uma quantidade maior (exemplos: combustível e medição de serviços) e recebimento de um produto ou serviço com qualidade inferior sem a devida compensação ou correção.

COMO PREVENIR AS FRAUDES

As ações abaixo são alguns exemplos de como uma empresa pode reduzir os riscos de fraude:

  • Adoção de tolerância zero. Todos devem saber que nenhum tipo de fraude será tolerado. Tão logo uma fraude é detectada, o departamento jurídico deve ser acionado para assessorar o RH e as demais áreas da empresa nas decisões a serem tomadas. Se comprovada a fraude intencional, a demissão é o caminho mais lógico e é o caminho tomado pela maioria das empresas. No caso de fornecedores envolvidos, a rescisão do contrato de fornecimento e o bloqueio para novas concorrências devem ser feitos imediatamente. Casos em contrário devem ser exceção e devem ser bem justificados.
  • Procedimentos para compra, recebimento e pagamento formalizados e divulgados. Importante que todos da empresa conheçam estes procedimentos. Eles devem estabelecer papéis e responsabilidades, definir os limites de atuação dos atores de compras e estabelecer níveis hierárquicos para aprovação das compras com base no valor total adquirido. Os softwares ERP e e-procurement são ferramentas importantes para controle e registros para futuras auditorias.
  • Processo de recrutamento com testes psicológicos voltados a identificar desvios de caráter dos candidatos a compradores e gestores da área de Compras.
  • Código de conduta que define como se relacionar com fornecedores e que define a política da empresa em relação a brindes e presentes. O código de conduta deve ser claro e divulgado para empregados próprios e fornecedores.
  • Auditoria periódica como forma de verificar o cumprimento e a efetividade dos procedimentos e do código de conduta. A auditoria também deve ter foco na análise de dados retirados do ERP ou e-procurement, buscando indícios de fraudes em variações bruscas de consumo ou preço e compras não usuais. Um fator importante é a independência da equipe auditora. Ela não deve ter nenhuma subordinação ou ligação com a área auditada.
  • Criação de canais para denúncias anônimas. Este é um método eficiente para detectar fraudes. São canais de comunicação disponibilizados pela empresa onde qualquer pessoa pode fazer uma denúncia anônima. Os canais mais utilizados são telefone, carta ou website. Alguns aspectos importantes: divulgação dos canais para todos os públicos interessados, garantia de anonimato ao denunciante, equipe multidisciplinar para analisar as denúncias e retorno ao denunciante com as ações tomadas. Pode ocorrer o uso indevido destes canais, seja por fornecedores corruptos que buscam afastar um concorrente ou um comprador duro mas honesto, seja por empregados desonestos que buscam prejudicar um colega numa briga por poder. Por isso as provas são importantes, não se pode acusar ou tomar nenhuma atitude contra o denunciado sem a devida comprovação da fraude.
  • Vigilância constante dos gestores sobre os atores de compras como uma forma de se construir uma cultura de compliance. Importante os gestores estarem atentos as características pessoais de cada subordinado e eventuais mudanças de comportamento. A habilidade para detectar sinais de fraude pode ser desenvolvida através da observação atenta e constante.
  • Job rotation na área de Compras. O Job Rotation pode ajudar a quebrar relações não éticas entre compradores e fornecedores, muitas delas construídas através de relacionamento longo que leva ao excesso de intimidade entre as duas partes.

É impossível eliminar o risco de fraude, nenhuma empresa está completamente imune a ela. Porém com medidas de custo relativamente baixo as empresas podem reduzir muito este risco.

A vigilância constante deve ser estimulada e a alta administração deve dar o exemplo, mostrando a todos a forma ética e profissional com que conduz a empresa.

Átila Gomes com a colaboração de Matheus Drumond Costa e Robson Amorin Mendes – junho 2016

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