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ARTIGO - PORQUE CUIDAR DE SEU CADASTRO DE MATERIAIS?

O cadastro de materiais de uma indústria é um patrimônio valioso quando saneado e organizado. Deve ser tratado com atenção especial e requer uma boa governança para mantê-lo saneado e organizado ao longo do tempo.

Mas por que isto é tão importante?

Simples: uma boa compra depende de uma boa descrição do item a ser comprado. Quando se tem uma descrição pobre, há perda de tempo para levantar as informações faltantes e pode ocorrer a compra de item incorreto gerando atrasos e transtornos para devolução. Outro problema é a área de Compras ficar restrita a um único fornecedor porque a descrição está pobre e contém apenas o código ou Part Number deste fornecedor. Por fim a exposição fiscal e a perda na recuperação de impostos também são consequências de um cadastro de materiais desorganizado.

Um bom cadastro de materiais é aquele que é:

  • Abrangente: inclui os sobressalentes e materiais mais importantes da planta;
  • Padronizado conforme padrão universal de descrição (PDM) com todas as informações necessárias para a cotação no mercado;
  • Simples e operacional: deve ser fácil de compreender e utilizar por todos;
  • Estruturado de forma a permitir sua expansão;
  • Situado no mais alto nível da organização. Se há várias empresas ou filiais de um mesmo grupo, o cadastro de materiais deve ser único e servir a todas as empresas e filiais. Assim são possíveis compras unificadas com ganhos de escala e compartilhamento / sinergia de estoques;
  • Ausente de duplicidades: itens duplicados levam a compras e estoques desnecessários;
  • Bem integrado ao ERP e/ou outro sistema de e-commerce utilizado pela empresa;

Para manter o saneamento ao longo do tempo é importante que haja uma boa governança implantada. Para tal a empresa deve garantir que alteração e inclusão de novos itens sejam feitas com critério e seguindo o PDM. Normalmente uma boa governança deve possuir:

  • Procedimento para inclusão e alteração do cadastro com papéis e responsabilidades bem definidos;
  • Ferramentas que garantam que somente pessoas treinadas e autorizadas tenham acesso a alteração e inclusão de itens;

Concluindo, as empresas que mantém seu cadastro de materiais saneado e organizado sabem da sua importância e colhem os BENEFÍCIO$ deste investimento:

  • Redução de custo e agilidade nas compras;
  • Ampliação do leque de fornecedores alternativos;
  • Ganhos de escala pelas compras centralizadas;
  • Redução de exposição fiscal e alinhamento à Sarbanes-Oxley;
  • Eliminação de perdas nas recuperações de impostos;
  • Facilidade na identificação de itens obsoletos.

Átila Gomes, fevereiro de 2016

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